📢 안녕하세요, 1,000개 숙박업장과 함께하는 벤디트입니다.
PMS, 클라우드, 객실관리시스템 등 부르는 말은 많지만 실제로 뭐하는 프로그램인가 궁금해하시고 모르는 분들이 많습니다. 대형 호텔에서 수백개의 방을 관리하는 개념으로 처음 등장했기에 중소형 호텔을 운영하는 사장님들께는 생소할 수 밖에 없기도 하구요. 10여년 전만해도 객실이 50개도 안되는 곳에는 필요가 없다고 모두가 생각했지만, 이제는 상황이 많이 달라졌습니다.
PMS는 우리 숙소의 방들을 하나하나 관리(문열림, 온도, 조명 등 체크 및 조절)하며, 들어오는 예약을 자동으로 생성 및 배정하고 출입 기록을 남겨줍니다. “우리 집은 방이 5개라 그런거 필요없어” 라고 생각하시나요? 다시 한 번 생각해볼 필요가 있습니다. 요즘 예약은 다양한 예약사이트(야놀자, 여기어때, 아고다 등)에서 들어옵니다. 그 말은 온라인에서 5개 방을 4군데 사이트에 올렸다면, 총 20개의 방을 팔고 있는 것과 마찬가지 입니다. 그만큼 관리의 어려움이 생길 수밖에없고, 이럴 때 PMS에 대한 필요가 생겨납니다.
그래서 오늘 글에서는 PMS의 정의와 기능에 대해 간략하게 살펴보고 PMS 도입의 장점에 대해서 설명드리겠습니다.
📋 목차
1. PMS 바로알기
2. PMS에서 가장 많이 사용 되는 기능 2가지
3. PMS 도입 장점/단점
#PMS 바로알기
##PMS란?
Property Management System의 줄임말로, 우리말로는 객실관리시스템이라고 많이 부릅니다. 쉽게 말해 숙박업소의 ‘두뇌’ 같은 역할을 하는 프로그램이라고 보시면 됩니다. 예약을 받고, 체크인·체크아웃을 관리하고, 청소 상태까지 한눈에 확인할 수 있도록 해주니까요. 예전에는 이런 업무를 수기로 장부에 적거나, 엑셀로 정리하는 정도가 대부분이었지만, 이제는 손님이 여러 경로로 동시에 예약을 넣고 취소하는 시대라 수동으로는 한계가 있습니다. 그래서 규모와 상관없이 객실 수가 20개든 200개든, 빠르게 대응할 수 있는 시스템이 꼭 필요하게 된 겁니다.
##어디서 가장 많이 쓰일까?
PMS는 원래 특급 호텔 등 대형 숙박시설에서 객실 예약부터 체크인까지 관리하려고 오래전부터 써 온 시스템입니다. 전통적인 설치형 PMS는 서버 구축과 유지비만 해도 초기 비용이 최소 10억 원 이상 들었던 터라, 중소형 숙소에서는 엄두도 못 냈습니다. 하지만 이제는 클라우드 기반의 저렴한 PMS가 등장하면서 작은 호텔은 물론 모텔과 펜션까지 속속 도입하는 추세입니다. 예를 들어 프런트 직원 없이 셀프 체크인 키오스크나 모바일 키 기능까지 제공되니, 인력난을 겪는 작은 숙소들에 큰 도움이 되는 거죠. 실제로 한 발표에 따르면 작년에만 300여 개 중소형 호텔이 PMS 도입을 통해 무인 운영 등 디지털 전환을 진행 중이었다고 합니다. 이제 PMS는 더 이상 대형 호텔만의 전유물이 아닌 셈입니다.
#PMS에서 가장 많이 사용 되는 기능 2가지
##그때그때 보내드려요! 자동 문자발송!
우리 숙소에 새로운 이벤트가 발생했거나 고객이 입실하기 전에 꼭 알아야 하는 사항들은 어떻게 전달하시나요? 이럴 때, 고객의 이름을 넣고 투숙일자와 입실 주의사항을 고객에 맞춰 전달하고 싶을 때 활용하는 기능이 자동 문자 발송기능 입니다. 예약 생성, 객실 배정, 입실 예정, 입실 완료, 퇴실 예정, 퇴실 완료, 도어락 조작 시에 원하는 내용의 문자를 발송할 수 있습니다. 벤디트의 고객사에서는 자주 묻는 질문들을 정리해서 전달하거나 퇴실 후에 후기를 요청하는 문자를 주로 보내곤 합니다.
고객에 맞추어, 예약번호, QR링크, 호실, 주차등록링크 등을 넣을 수 있기에 고객 경험을 끌어올리는데 도움이 된다는 이야기가 많습니다. AI와 자동화 솔루션의 범람으로 이제 호텔과 숙박업소들은 고객 개개인에게 최고의 경험을 선물해 주어야 합니다. 일률적이고 똑같은 응대는 앞으로 더 어려워 질것입니다. 그런 측면에서 입실하는 고객에게 맞춤 문자를 보내주는 기능은 개인화 숙박업소의 초석이 될 수 있습니다.
##연매출, 월매출, 주매출을 넘어 작년매출 비교까지 한 번에!
대형 체인 호텔들에서 가장 잘 사용하는 기능은 매출의 통계를 도와주는 통계 기능입니다. 어느 예약사이트에서 매출이 가장 많이 일어났는지, 지난번달 대비 얼마나 매출이 변화했는지, 각 날마다 객실점유율과 객단가가 얼마였는지 한 눈에 볼 수 있어 PMS의 가장 핵심적인 기능으로 불립니다. 중소형 호텔에서는 매달 마케팅 비용으로 적게는 수백에서 많게는 수천만원까지 지불합니다. 어떤 곳의 광고 상품이 좋고 효과가 좋았는지 비교하고 결정하는데 있어서 이 통계 기능은 빼놓을 수 없습니다.
예약 사이트 별로 비교해보고 반응이 좋은 곳에 더 많은 광고비를 지불하면서 마케팅 광고비를 최적화 하는 과정은 중소형 호텔과 모텔이 살아남기 위해서는 필수로 해야 하는 행동입니다. 그래서, 이제는 대형 호텔 뿐만 아니라 다른 형태의 숙소에서도 PMS를 도입하고 활용하기 시작했습니다.
#PMS 도입 장점/단점
PMS는 위에 설명드린 것처럼 마치 단점이 없는 것같지만, 모든 제품이 그러하듯 단점 또한 존재합니다. 첫 번째는 사용이 어렵다고 생각한다 입니다. 실제로 사용이 어려운 것이 아니라, 사용이 어렵다고 생각을 하게 됩니다. 장부에 들어가고 나가는 사람을 기록하는 것보다야 당연히 어렵습니다. 그렇지만, 도입을 망설일 정도는 아니라고 생각합니다. 처음 도입시기에 화면을 보는 법만 잘 배워두시면, 어렵지 않게 사용하실 수 있습니다. 직원 교육의 어려움을 호소 하는 분들도 계신데, 오히려 직원들이 더 먼저 찾는 프로그램이 PMS입니다. 그만큼 한 번 도입을 하면 그 편리함 때문에 계속 사용하게 됩니다.
두 번째는 비용적인 측면입니다. 특정 회사의 프로그램을 이용하려면 당연히 사용료를 지불해야 합니다. 크지 않은 돈이겠지만, 매달 사용료가 발생하기에 이 부분이 부담으로 다가올 수 있습니다. 여기에 더해 PMS를 도입하기 위해 어떤 업장은 키텍 도어락을 교체해야 하는 경우도 있어서 도입시 발생하는 초기 비용도 무시할 수준이 아닙니다.
그렇기 때문에, 여러 업체를 비교해 보시고 상담을 진행하시기 추천드립니다. 업장의 상황을 잘 이해하고 실질적 도움을 줄 수 있는 업체를 잘 컨택하시기 바랍니다.
