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운영자의 입장에서 객실 관리 시스템(PMS)과 키오스크, 도어락 같은 자동화 기기 도입은 인건비 절감과 업무 효율 향상이라는 현실적인 이점을 줍니다. 하지만, 정확히 이런 기기들이 정확히 어떤 기능을 가지고 있거나 대체할 수 있는지 명확한 지식이 없는 채로 맹목적인 효율만을 추구하고 있습니다. 오늘은 객실관리시스템의 핵심 기능부터 무인화를 위한 키오스크를 선택 할 때, 고려해야할 부분들에 대해서 알려드리겠습니다.
📋 목차
1. 객실관리시스템(PMS)의 핵심 기능
2. 키오스크와 도어락 키텍 연동이 필요한 이유
3. 키오스크 선택 시 고려할 요소
☝️ 객실관리시스템(PMS)의 핵심 기능
예약 관리부터 매출 분석까지
객실 관리 시스템(PMS)은 호텔 운영의 두뇌에 해당합니다. 단순히 예약을 받는 것에 그치지 않고, 고객 정보 통합 관리, 체크인/체크아웃 상태 표시, 객실 배정, 매출 및 이용통계 분석까지 담당하죠. 여러 부서에 흩어진 정보를 한 곳에 모아주는 중앙 시스템 역할을 하기 때문에, 운영자는 실시간 데이터에 기반한 의사결정을 내릴 수 있습니다.
또한 **OTA(온라인 여행사)**와 연동해 온라인 예약을 자동 수집·처리함으로써 이중 예약을 방지하고 효율적인 객실 배정을 돕습니다. 실제로 일부 PMS는 30개가 넘는 외부 예약 채널과 연동되어 재고를 실시간 동기화함으로써 오버부킹 위험을 최소화하기도 합니다 . 이처럼 PMS를 도입하면 예약부터 매출에 이르는 호텔 운영 전반이 하나의 흐름으로 이어져 보다 체계적으로 움직입니다.
✌️키오스크와 도어락 키텍 연동이 필요한 이유
키오스크·도어락과의 연동 중요성
PMS의 진가는 프론트 키오스크, 스마트 도어락 등 하드웨어와의 연동에서 완성됩니다. 예를 들어 고객이 키오스크에서 셀프 체크인을 마치면 해당 정보가 즉시 PMS에 기록되고, 동시에 해당 객실의 도어락을 해제하는 **디지털 키(객실 입장 코드)**가 발급되는 식입니다. 이렇게 하면 고객은 프론트를 거치지 않고도 바로 객실에 입실할 수 있고, 호텔은 실시간으로 출입 현황을 파악할 수 있습니다. 따라서 PMS를 선택할 때 키오스크와 도어락을 연동할 수 있는지 꼭 확인해야 합니다.
최근에는 PMS 자체에 도어락 제어 기능이 있어, 체크인과 동시에 고객에게 모바일 키나 일회용 비밀번호를 보내주는 솔루션도 등장했습니다 . 예컨대 한 신축 호텔의 경우, 어떤 채널로 예약했든 입실 1시간 전에 카카오톡으로 객실 도어락 비밀번호를 전송해주는데, 이 비밀번호는 암호화되어 안전하게 전달되므로 안심하고 사용할 수 있었다고 합니다 . 이처럼 통합 시스템을 구축하면 고객 경험이 끊김 없이 이어지고, 운영 효율도 극대화됩니다.
🤟키오스크 선택 시 고려할 요소
무인 체크인용 키오스크를 도입할 때는 몇 가지 실무적인 요소를 꼼꼼히 따져봐야 합니다. 우선 현재 사용 중인 PMS와 호환 여부를 확인해야 하고, 신용카드 결제뿐 아니라 현금 결제까지 지원되는지 살펴봐야 합니다. 일부 키오스크는 QR 코드를 활용한 QR 체크인이나 QR 전자출입명부 시스템과의 연동 기능도 지원하므로, 필요한 호텔이라면 이러한 기능 유무도 체크해야 합니다. 설치 공간과 디자인도 고려 대상입니다. 프론트 공간이 협소하다면 벽걸이형이나 소형 키오스크를 검토해야 하고, 인테리어와의 조화도 놓칠 수 없습니다. 도입 후 유지보수 및 기술 지원 체계가 잘 갖춰져 있는지도 중요합니다.
기기가 멈추거나 오류가 나는 경우를 대비해 즉각 대응이 가능한 업체를 선정해야 하겠죠. 가장 핵심적인 것은 키오스크가 고객 응대를 대신할 만큼 안정성과 사용 편의성을 갖추었느냐입니다. 초기 무인화 시도들이 실패했던 이유 중 하나는 고객이 당황할 만한 예외 상황에 대처하지 못했기 때문입니다 . 최근 제품들은 이러한 시행착오를 반영해, 누구나 쉽고 간단하게 이용할 수 있도록 기본 매뉴얼에 충실한 설계로 개선되고 있습니다.
